Voordelen van een Papierversnipperaar

10 redenen om wel een papiervernietiger te kopen

Is een papierversnipperaar onmisbaar? Laten we kijken wat de voordelen zijn van een papiervernietiger. Het belangrijkste voordeel is dat u met een shredder op elk moment een vertrouwelijk document met vertrouwelijke informatie over u of dat van iemand anders kunt versnipperen. Dat geeft een veilig en geruststellend gevoel.

Lees ook nadelen van papierversnipperaars

Bekijk hieronder nog een aantal voordelen van het gebruik van een papiervernietiger.

#1. Bescherm uw informatieveiligheid

Zowel thuis en op kantoor verwerkt u documenten met vertrouwelijke informatie. Denk aan papieren met persoonsgegevens, bedrijfsinformatie, financiële gegevens of privacygevoelige gegevens zoals medische informatie. Door het papier te vernietigen met een papierversnipperaar beschermt u uw eigen informatieveiligheid en ook dat van anderen.

Het is hierbij wel belangrijk dat de papiervernietiger het papier dusdanig versnippert zodat de informatie niet meer leesbaar is. Ons advies om te kijken naar een papier versnipperaar met veiligheidsklasse DIN P-3, DIN P-4 of hoger. Lees hier meer over wat DIN is.

#2. Verminder het risico op een datalek

Het bezit van een papierversnipperaar geeft een vorm van peace of mind. Het is een geruststellend idee dat u een machine heeft staan die papier kan versnipperen wanneer dit noodzakelijk is. Daarbij draagt een shredder bij aan het verkleinden van een risico op een datalek. En dan hebben we het uiteraard over een ‘papieren datalek’.

Zonder een papierversnipperaar bestaat de kans dat een vertrouwelijk document bij het normale oud papier terecht komt. Het risico is dat het document ingezien kan worden door een onbevoegde en dit valt dan onder een datalek. Het advies is om, zeker op kantoor, al het papier als vertrouwelijk papier te zien en ook als dusdanig te behandelen. Dat betekent dus eerst versnipperen en daarna pas recyclen. Dit biedt uiteraard geen garantie op het voorkomen van een digitaal datalek.

#3. Voldoe aan de AVG privacywet

Elk organisatie verwerkt persoonsgegevens van eigen personeel, klanten en relaties. En de AVG privacywet is in het leven geroepen om persoonsgegevens van natuurlijke personen te beschermen. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet en staat wereldwijd bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

Onder het ‘verwerken’ van persoonsgegevens worden alle handelingen bedoeld die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen, opslaan en wijzigen van gegevens. Maar ook het wissen en vernietigen van gegevens valt onder ‘verwerken’. Met behulp van een papiervernietiger kunt u hieraan voldoen, want met deze machine kunt u documenten met persoonsgegevens versnipperen. Het is wel belangrijk om minimaal een DIN P-3 of cross-cut papierversnipperaar te gebruiken om de informatie deugdelijke te vernietigen.

Lees meer over de AVG privacywet met betrekking tot papierversnipperaars.

#4. Op elk moment van de dag een document shredden

Hoe vaak u de shredder gebruikt hangt af van u en eventuele medegebruikers. Maar het feit is wel dat een papierversnipperaar paraat staat wanneer het wenselijk is om een of meerdere documenten te versnipperen. Sommige documenten zijn dusdanig vertrouwelijk dat u ze het liefst zo snel mogelijk wilt vernietigen, het is dan ideaal om een shredder in huis te hebben die het document direct tot snippers verandert. Denk bijvoorbeeld aan een vertrouwelijke notulen, een agenda van een vergadering of een brief met privacygevoelige informatie dat niet bestemd is voor derden.

De meeste shredders staan direct klaar voor gebruik. Als de stekker is aangesloten dan kunt u de shredder gebruiken om papier te vernietigen. Sommige versnipperaars beschikken over een stand-by functie die de machine in een ‘slaapstand’ zet wanneer deze niet gebruikt wordt. Dit scheelt onnodig energieverbruik. Let wel op uw veiligheid en dat van anderen, want de machine slaat direct aan wanneer u papier wilt vernietigen.

Doordat u op elk moment van de dag papier kunt versnipperen draagt dit ook bij aan een opgeruimd bureau. Heeft u vaak een stapeltje documenten liggen die u liever niet in uw papierkorf wilt gooien maar ook niet noodzakelijk ziet om te bewaren? Dan biedt een kleine papierversnipperaar voor bij of naast uw bureau uitkomst. Even het document versnipperen en klaar. Als u graag paperless of papierloos wilt werken, dan is een papierversnipperaar eigenlijk onmisbaar.

#5. Zien dat papier echt wordt versnipperd

U kunt uw papier laten versnipperen door een papiervernietigingsbedrijf. Dit bedrijf versnippert het aanboden papier in een industriële papiervernietiger. Maar het kan zijn dat het uw voorkeur heeft om eigenhandig uw documenten te versnipperen. Maar het kan ook beschreven staan in een richtlijn of protocol binnen het beleidsreglement van uw organisatie om zelf papier te versnipperen. In deze situatie is een papierversnipperaar noodzakelijk.

Het kan ook zijn dat u of uw organisatie extra zekerheid vereist met betrekking tot papiervernietiging. Sommige bedrijven kiezen ervoor om het vertrouwelijke papier eerst zelf te vernietigen met een professionele shredder waarna de papiersnippers afgevoerd worden door een datavernietigingsbedrijf. Dit bedrijf versnippert de snippers nogmaals. Dit proces biedt dus extra informatieveiligheid.

#6. Versnipperd papier is lastig te herstellen

Papiersnippers in de opvangbak van de shredder kunnen altijd nog een letter, een cijfer of een stukje van een afbeelding bevatten. Echter de context ontbreekt voor iemand die het originele document niet kent. Maar niet elke papierversnipperaar vernietigt het papier op dezelfde manier. Het eerste onderscheid dat gemaakt moet worden is of de shredder stroken of snippers maakt van het papier. Een DIN P-1 en DIN p-2 shredder maakt lange stroken. Deze stroken zijn nog vrij goed leesbaar, zeker als u een verticaal geprint document versnippert. Dit zijn vaak documenten die vanuit Excel geprint zijn.

Een DIN P-3 shredder versnippert het papier daadwerkelijk in korte strookjes in plaats van lange linten. Op deze snippers is al minder informatie terug te vinden. Wilt u echt kleine snippers, dan kunt u het beste kiezen voor minimaal een DIN P-4 of P-5 papierversnipperaar. Lees hier meer over kleine snippers.

In onderstaand schema is te zien dat pas vanaf DIN P-3 een shredder korte strookjes maakt van het papier.

Versnipperd papier is erg lastig om te herstellen. Zeker wanneer een opvangbak een mix bevat van allerlei versnipperde documenten. Het is dan vrijwel onmogelijk om papier te herstellen. Bedenk u dat een opvangbak duizenden snippers bevat. Dat zal niet meevallen om hiermee een document te kunnen herstellen.

#7. Verminder het volume van uw papierafval

We gebruiken per persoon ongeveer 165 kilo papier per jaar. Dat is dus een hoop oud papier dat verzameld wordt in tassen, dozen, kratten en containers. Zowel thuis en op kantoor neemt oud papier ruimte in. U kunt ruimte besparen door papieren documenten te versnipperen met een shredder. Hierdoor wordt het materiaal minder volumineus.

Dat betekent dat u thuis minder vaak naar de openbare papierbak hoeft. En op het werk betekent het een besparing op de afvalkosten omdat het afvalbedrijf minder vaak uw papiercontainers hoeft te ledigen.

Het meeste volume bespaart u door papier te versnipperen met een micro-cut shredder. Deze machines versnipperen het papier tot zeer kleine snippers. Hoe hoger de DIN veiligheidsklasse is, hoe kleiner de snipper en hoe minder volume het materiaal inneemt.

#8. Versnipper meer dan alleen papier

Een papierversnipperaar versnippert uiteraard papier, zoals de naam beschrijft. Maar sommige shredders kunnen meer dan alleen papier versnipperen. Zo kunnen sommige modellen ook nietjes, paperclips, pasjes en cd’s vernietigen. Het zal niet vaak voorkomen dat u een pasje of cd wilt versnipperen. Maar bij een nieuwe pinpas of creditcard geeft het wel een veilig gevoel als u eigenhandig het pasje kunt vernietigen in de shredder voordat u de pas weggooit. Het is ook prettig als u een oude cd of dvd met privacygevoelige informatie onherstelbaar kunt vernietigen in uw shredder.

Bekijk hier meer informatie over cd versnipperaars.

#9. Voor iedereen een geschikte papierversnipperaar

Welke papierversnipperaar is geschikt voor u? Dat hangt helemaal af van uw wensen en de eisen die u stelt aan uw papier shredder. In onze shredder koopgids leest u meer informatie waar u op kunt letten bij de aanschaf van een papiervernietiger.

Voor thuisgebruik is het handig als een papierversnipperaar heeft die weinig ruimte inneemt. Eentje die u makkelijk opbergt en snel erbij kunt pakken om een aantal documenten te versnipperen. Op kantoor zal u vaker papier willen vernietigen. Misschien wilt u een shredder bij uw bureau plaatsen om tussen het werk door een document te vernietigen. Of zoekt u een shredder die u gaat gebruiken samen met uw collega’s? Dan is een grotere shredder geschikt die veel papier tegelijk kan versnipperen en een grote opvangbak heeft. Plaats er bijvoorbeeld eentje bij de kopieermachine of op een andere centrale plek binnen uw organisatie.

#10. Gemakkelijk in gebruik

Een shredder is een machine die zich eenvoudig laat bedienen. De machine heeft een start/stop functie en sommige shredders beschikken over een terugloopfunctie om papier uit de invoeropening te draaien bij een mogelijke verstopping. U biedt het papier dat u wilt vernietigen aan in de invoeropening en de messen in de shredder beginnen met draaien. Het papier wordt de machine in gedraaid en vervolgens versnipperd. De snippers worden opgevangen in een opvangbak en wanneer de bak vol is moet deze geleegd worden. Dat is het basisprincipe van een papierversnipperaar.

Afhankelijk van het merk en model papierversnipperaar kan de machine meerdere functionaliteiten hebben. Zoals extra functies voor de veiligheid van de gebruiker, of functies die de levensduur van de shredder verlengen zoals een automatisch oliesysteem.

Wat voor papierversnipperaar zoekt u?

Top 10 beste papierversnipperaars